Buchhaltung für Selbständige, Freelancer und KMUs. Wie die Konten von Holvi, Kontist und Penta bei der Finanzverwaltung helfen.

NeueBanken.deLetztes Update 9.07.2019 Lesezeit 3:47 Min.

Buchhaltung und Banken: Das Problem mit den traditionellen Banken

Das traditionelle Bankengeschäft hat in den letzten Jahren Konkurrenz bekommen: Fintech Start-ups wie Kontist, Holvi oder Penta. Das Geschäftsmodell klassischer Banken hat es nämlich vor allen auf Großanleger abgesehen oder bietet nur Standard Finanzleistungen für die breite Masse an. Wenn du aber mit deinen ganz eigenen Problemen oder Wünschen an den Schalter einer klassischen Bank kommst, wirst du mit Standardkonten und Dienstleistungen abgefertigt. Fintech Start-ups setzten dagegen auf innovative IT, mit denen sie spezifische Lösungen für ihre Privatkunden und für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) anbieten können. Der Vorteil dabei: Mit der angebotenen passenden Finanzsoftware kann man viel Zeit und Nerven bei der Erstellung von Rechnungen, der Abwicklung von Steuererklärungen und Verwaltung seiner Finanzen sparen.

Wie Fintechs wie Holvi, Kontist und Penta Buchhaltung, Rechnungswesen und Finanzverwaltung einfacher machen wollen

Deshalb legen einige der neuen Banken ihren Fokus auf KMUs, Selbständige und Freelancer. Denn für diese sind Buchhaltung und das Rechnungswesen häufig lästige Zusatzbeschäftigungen, die sie nach der eigentlichen Arbeit noch leisten müssen. Wer als Freiberufler und Selbständiger bei der Buchhaltung, der Erstellung von Rechnungen und dergl. Zeit spart, kann diese direkt als Freizeit verbuchen.

Deshalb ist die Grundidee von Anbietern wie Holvi oder Kontist, ihren Kunden die Finanzverwaltung so weit es geht aus der Hand zu nehmen und mit wenigen Klicks Übersicht über Zahlungen, Rechnungen und Steuerangelegenheiten zu ermöglichen. Vor allem zwei Lösungsansätze für die vereinfachte Verwaltung und Buchhaltung haben sich dabei bei allen Anbietern herauskristallisiert:

speziell vom Anbieter konzipierte Kontofunktionen
Softwareintegration von Drittanbietern

Was die Kontofunktionen anbelangt, handelt es sich meist um Tools, die die Abrechnung, das versenden von Rechnungen oder die Kontrolle von Budgets für Mitarbeiter betreffen. Einige Fintechs arbeiten aber auch daran, dir zu ermöglichen, deine externen Programme, mit denen du ohnehin bereits arbeitest, mit dem Konto zu verbinden. Man spricht in diesem Fall von Software von Drittanbietern wie Dropbox, Debitoor u. a.

Wer braucht ein Konto mit integriertem Rechnungswesen und Buchhaltung?

Wie bereits erwähnt, sind die Konten speziell für Selbständige, Freischaffende und Klein- und Mittelständische Unternehmen konzipiert. Darüber hinaus kommt es sehr stark darauf an, wie groß dein Unternehmen ist bzw. wie viel Buchhaltung deine Selbständigkeit verursacht. Denn je nach Konto hast du andere Funktionen bzw. kannst Software von anderen Drittanbietern mit dem Konto verbinden. (Für genaueres s. u.)

Welche Voraussetzungen braucht es, um ein Geschäftskonto zu eröffnen?

Auch diese Frage kann nicht pauschal für alle Banken beantwortet werden. Denn von Anbieter zu Anbieter gelten andere Bestimmungen. In jedem Fall kannst du mit folgenden Unternehmensstrukturen ein Konto eröffnen:

UG
GmbH
AG
GbR
OHG
PartG
KG

Viele der hier vorgestellten Banken bieten ihre Konten aber auch explizit an Freelancer an. Also auch wenn du als Freischaffender umsatzsteuerfrei arbeitest, stehen dir die Konten mit Buchhaltungshilfen zur Verfügung.

Welche externe Buchhaltungssoftware und Programme lassen sich mit dem Konto verknüpfen

Da es sich bei einigen der Fintechs um noch recht junge Startups handelt, ist die Zahl der externen Software begrenzt, die du mit den jeweiligen Konten verbinden kannst. Auf eines der wichtigsten externen Programme im Bereich Buchhaltung und Rechnungswesen kannst du jedoch setzen: Debitoor.

Debitoor ist unter Freiberuflern und Selbständigen auch ohne die Verknüpfung mit einem Geschäftskonto sehr beliebt. Es handelt sich um ein cloudbasiertes Programm, also eines das du über ein Online-Benutzerkonto bedienst. Die Funktionen von Debitoor umfassen:

Rechnungen schreiben
Nutzung verschiedener Designvorlagen für die Rechnungserstellung
Integration von Zahlungsanbieter wie SumUp, PayPal, GoCardless oder Payever
Ausgaben erfassen & Belege scannen
automatische Kategorisierung vom Zahlungsverkehr
Zahlungsabgleich
Erstellung der EÜR oder Umsatzsteuervoranmeldungen
formatgerechter Datenexport als .csv zu DATEV

Welche Integration von Drittanbietern wird in Zukunft möglich sein?

Einige der Anbieter haben versprochen nach und nach die Verknüpfung ihrer Konten mit weiteren Programme zu ermöglichen. Wahrscheinlich ist die Integration von Dropbox, diversen Terminkalendern, oder etwa Programmen zur Erledigung von Steuerangelegenheiten. Da es sich bei allen Banken aber um Start-ups handelt, gibt es auch immer ein offenes Ohr für deine Vorschläge, bspw. bei Kontist, die eine extra Seite dafür eingerichtet haben, die du hier findest.

Welche Softwarelösungen und Drittanbieter besitzen die Konten?

Buchhaltung, Rechnungswesen und Software von Drittanbietern bei Holvi

Eines der umfangreichsten Angebote für Selbständige, Freiberufler und KMUs hat Holvi. Das finnische Unternehmen mit Sitz auch in Deutschland bietet dir eine ganze Reihe an interessanten Funktionen an, die in einem der beiden Kontotypen (Basic und Pro) enthalten sind:

papierlose Buchhaltung
automatisierte Rechnungserstellung
automatisiertes Versenden von E-Rechnungen
automatisierter Abgleich von Zahlungseingängen und Rechnungen (Trecking)
selbständiges Erstellen von Reports
Aktualisierung des USt.-Kontos
Webhosting deines Onlinestores inklusive Rechnungslegung, Mahnungen etc.

Besonders attraktiv ist das Konto von Holvi, wenn du ein digitaler Nomade bist. Denn seit kurzen kooperiert Holvi mit dem E-Residency-Programm des baltischen Staates Estlands. Ohne vor Ort zu sein, kannst du Vorteile der digitalen Finanzverwaltung genießen, die Estland zum Vorreiter digitaler Gesellschaft in Europa machen. Dabei spielt es auch keine Rolle, welche Staatsangehörigkeit du hast, oder wo du wohnst. Mehr zu diesem Programm findest du hier.

Buchhaltung, Rechnungswesen und Software von Drittanbietern bei Kontist

Bei der deutschen Fintech-Bank Kontist gibt es viele der Funktionen, die sich auch bei den anderen hier vorgestellten Banken wie N26 oder Revolut finden. Darüber hinaus bietet dir das Unternehmen mit Sitz in Berlin folgende Funktionen an, die bereits im Konto enthalten sind:

Real-Time Steuereinschätzung
automatisierte Buchhaltung
Ausgabenmanagement mit automatischer Kategorisierung der Ausgaben

Als externe Software kannst du dein Debitoor-Benutzerkonto mit dem Konto von Kontist verbinden. Mehr zu den Funktionen von Debitoor findest du weiter oben im Text.

Buchhaltung, Rechnungswesen und Software von Drittanbietern bei Penta

Penta hat erst Ende 2017 aus seiner Beta-Version ein öffentlich zugängliches Konto gemacht. Deshalb steht es, was die Funktionen und die Integration von Buchhaltungssoftware anbelangt noch am Anfang: Neben der Mastercard kannst du die Überweisungen als .csv herunterladen, was dir bei der Steuerabrechnung hilft. Bald wird es auch möglich sein, Überweisungen zu planen, die dann zu deinem festgesetzten Zeitpunkt automatisch vom Konto gehen.