Firmenkreditkarten für Mitarbeiter: Eine Clevere Lösung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Firmenkreditkarten: Die neue Art der Abwicklung von Mitarbeiterkosten

Ein großes Problem, welches in der Regel vor allem größere Betriebe, bestehend aus mehreren Abteilungen, betroffen hat, war die begrenzte Anzahl an Kreditkarten. Deshalb war es häufig der Fall, dass die vorhandenen Zahlungskarten untereinander verliehen wurden. Jedoch geht damit ein gewisses Haftungsrisiko einher, die Rückverfolgbarkeit als auch Transparenz ist nicht mehr ausreichend geboten und zugleich ist es schwierig den Überblick zu bewahren. All dies kann sich negativ auf das Verwalten der Geschäftsfinanzen auswirken. Um dies zu verhindern, stellen Firmenkreditkarten die Lösung dar, welche von bereits einer Vielzahl an Anbietern, darunter auch Moss, Revolut, Bunq und weiteren Anbietern zur Verfügung gestellt werden. Diese werden eigens für einen Angestellten erstellt, weshalb auch häufig der Begriff Mitarbeiterkarten verwendet wird. Mit Aushändigung dieser Zahlungskarte erhält ein Arbeitnehmer einen individualisierten Zugang auf das Geschäftskonto und kann sich nun eigenständig in einem festgelegten Budgetrahmen bewegen. Ein großer Vorteil dabei ist, dass sich der gesamte Prozess der Zahlungsanfrage und -genehmigung erübrigt und Transaktionen ab sofort viel schneller und effizienter vonstattengehen. Doch noch nicht genug, dank der Verwendung von dieser digitalen Optimierung ergeben sich noch zahlreiche weitere Vorzüge, sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen selbst, weshalb Firmenkreditkarten viel mehr als nur gewöhnliche Zahlungskarten sind.

5 Aspekte von Firmenkreditkarten, an denen sowohl Arbeitgeber & Arbeitnehmer profitieren

Mit der Einführung von Firmenkreditkarten entstehen einige Veränderungen, aus denen die unterschiedlichsten Beteiligten einen großen Nutzen schlagen können.

1.    Hohe Flexibilität und Eigenverantwortung

Die Auswahl an verschiedenen Anbietern von Firmenkreditkarten bringt gleichzeitig einen hohen Grad an Flexibilität mit sich, da man dadurch für jedes Bedürfnis mittlerweile eine geeignete Lösung findet. Grob lässt sich aber sagen, dass sich die Zahlungskarten vor allem in diesen Punkten unterscheiden:

• Zahlungsakzeptanz
• Physische als auch digitale Zahlungsabwicklung
• Einmalige und wiederkehrende Verwendungszwecke

Außerdem ist es über einen festgelegten Administrator möglich, sämtlich Individualisierungen, wie Budgetlimits oder Gültigkeiten, mit nur wenigen Klicks anzupassen und zu verändern, wodurch das eigenständige Arbeiten und die Eigenverantwortung der Angestellten gefördert werden.

2.    Effiziente Buchhaltung

Eine weitere Abteilung, die stark von der Einbindung von Firmenkreditkarten profitiert, ist die Buchhaltung. So können mit dieser Erneuerung nicht nur Zahlungen durchgeführt, sondern ebenso Belege digital verwaltet werden. Dies hat zum einen ein hohes Zeitersparnis auf Seiten der Angestellten zur Folge und zum anderen müssen Belege vom Finanzteam nicht mehr mühsam zusammengesucht, manuell kontiert und archiviert werden. Langfristig gesehen kann ein Unternehmen dadurch die Personalkosten, aufgrund der Ressourceneinsparungen, senken und gleichzeitig lässt sich das Fehlerrisiko dieses Prozesses reduzieren.

3.    Transaktionen basierend auf Echtzeitdaten

Um jederzeit einen genauen Ausschnitt der aktuellen Finanzlage bieten zu können, wird bei Firmenkreditkarten auf Echtzeitdaten zurückgegriffen. So ist man stets über verfügbare Budgets informiert und kann darauf aufbauend das Erreichen von Zielen und Visionen besser planen. Noch dazu lässt sich jede vollzogene Transaktion zu der jeweiligen verantwortlichen Person zurückführen, welche bei Unklarheiten weiterhelfen kann.

4.    Dienstreisen so einfach wie nie zuvor

Die Relevanz von Dienstreisen nimmt in der heutigen Zeit deutlich zu. Dies liegt hauptsächlich an den vielen Vorzügen, die daraus entstehen, wie eine bessere Vertrauensbasis, eine stärkere Markenpräsenz und vieles mehr. Doch auf jeder Geschäftsreise fallen Kosten an, deren Rückerstattung häufig sehr aufwändig ist, da entweder private und unternehmerische Ausgaben schwer zu trennen sind, Belege währenddessen verloren gehen oder die Angestellten in Vorkasse treten müssen. Um diesen Abrechnungsprozess zu vereinfachen, können hier erneut Firmenkreditkarten behilflich sein. Diese werden ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt, es fallen keine privaten Barauslagen mehr an und die Belege können mit einem Handyfoto in wenigen Sekunden online eingereicht werden.

5.    Arbeitsübergreifende Lösung

Firmenkreditkarten kommen nicht zu selten mit weiteren Ergänzungen zum Ausgaben- und Finanzmanagement. Dies verbindet unter anderem Abteilungen und Teams miteinander, wodurch eine bessere und effizientere Zusammenarbeit aufgrund einer ganzheitlichen Unternehmenslösung entsteht. Des Weiteren ergeben sich bestimmte Schnittstellen, durch die vor allem externe Personen verstärkt in Prozesse eingebunden werden können, beispielsweise ein externer Steuerberater durch eine DATEV-Schnittstelle.

Fazit

Das Verwalten von Finanzen gehört mit Abstand zu den wichtigsten Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Doch aufgrund der Vielzahl an Mitarbeitern und täglichen Zahlungen ist es nicht immer so einfach, alles genau im Auge zu behalten. Deshalb setzen immer mehr Betriebe auf die Verwendung von Firmenkreditkarten, von denen sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer profitieren. Die Zahlungskarte stellt nämlich für ausgewählte Angestellte einen individuellen Zugang auf das Geschäftskonto dar und führt unter anderem zu einer erhöhten finanziellen Transparenz, mehr Eigenverantwortung, einer effizienteren Buchhaltung und vielen weiteren Vorzügen.